Goede medewerkers wil je niet alleen vinden, maar ook behouden. Daarom heb je duidelijke afspraken nodig over werk, groei en overleg. Dat geldt voor elke werkplaats. Voor een groot bedrijf én voor een kleine garage.

Communicatie met je team

Vaste gesprekken met je medewerkers geven duidelijkheid. Je maakt afspraken, volgt de voortgang en bespreekt problemen op tijd. Dat helpt je team en bedrijf vooruit. Ook voorkom je misverstanden. Ontstaat er toch een arbeidsconflict? Dan moet je laten zien wat je hebt afgesproken. Ook moet je laten zien dat je jouw medewerker hebt geholpen om beter te werken.

Welke vaste gesprekken voer je met je medewerker?

  1. Je start het jaar met een planningsgesprek. Samen maak je afspraken voor het komende jaar.
  2. Tijdens het jaar voer je één of meer ontwikkelgesprekken. Je bespreekt hoe het gaat en wat nodig is om verder te komen. 
  3. Aan het einde van het jaar houd je een beoordelingsgesprek. Daarin kijk je terug op de resultaten en ontwikkeling. Reken per gesprek op 45 tot 90 minuten.
Tip: Koppel deze gesprekken aan je bedrijfsdoelen

Kijk eerst wat je bedrijf nodig heeft. Verandert de markt? Dan verandert het werk vaak mee. Krijg je bijvoorbeeld meer vraag naar elektrische occasions? Bespreek dan wat dat betekent voor je team. Kom hier later in het jaar op terug. Zo blijven gesprekken nuttig en praktisch.


Het planningsgesprek is het eerste gesprek van het jaar. Samen maak je afspraken over werk, doelen en ontwikkeling.

Bereid het gesprek goed voor. Vraag je medewerker om dat ook te doen. Zo weet iedereen wat er verwacht wordt.

Maak afspraken duidelijk en haalbaar. Bespreek:

  • welke taken belangrijk zijn
  • wie waarvoor verantwoordelijk is
  • welke doelen je wilt halen
  • welke hulp of opleiding nodig is
  • wanneer jullie bespreken hoe het gaat

Tip: Samen werken aan doelen

Betrek je medewerker bij de afspraken. Vraag om ideeën en kijk samen wat goed werkt. Zo denkt je medewerker echt mee. En werkt hij beter aan de afgesproken doelen.


In het ontwikkelgesprek bespreek je hoe het gaat. Je kijkt samen naar de afspraken uit het planningsgesprek. Je kunt hierbij een POP gebruiken: een Persoonlijk OntwikkelingsPlan. Hierin staan leerdoelen en afspraken. Bespreek bijvoorbeeld:

  • wat goed gaat
  • wat beter kan
  • waarom afspraken niet zijn gelukt
  • welke hulp nodig is
  • welke nieuwe afspraken nodig zijn
  • hoe jij als leidinggevende daarbij helpt (het nakomen van afspraken, de steun en ruimte die je geeft)

Leg de afspraken vast in het ‘formulier ontwikkelgesprek’. 

Tip: Maak het ontwikkelgesprek positief

Niet elke medewerker gaat ontspannen het gesprek in. Sommigen vinden het spannend. Maak het gesprek open en praktisch. Vraag wat nodig is om doelen te halen. Zo werk je samen aan groei.


In het beoordelingsgesprek kijk je terug op het jaar. Je bespreekt hoe de medewerker heeft gewerkt.

Je geeft duidelijk terug wat goed ging. Ook bespreek je wat beter moet. Een beoordeling mag geen verrassing zijn. Bespreek daarom tijdens het jaar al hoe iemand presteert.

In het beoordelingsgesprek bespreek je:

  • je oordeel over het functioneren
  • voorbeelden bij je oordeel
  • afspraken die wel of niet zijn gehaald
  • mogelijke opleiding, groei of salaris
  • afspraken voor de volgende periode

Rond het gesprek af met nieuwe afspraken. Die gebruik je weer in het volgende planningsgesprek.


Een werkoverleg is een vast overleg met je team. Bijvoorbeeld elke maand. Je kunt dit doen met het hele bedrijf. Of met één team of afdeling. In een werkoverleg bespreek je zaken die voor iedereen belangrijk zijn. Denk aan:

  • planning en werkzaamheden
  • veiligheid en gezondheid
  • afspraken uit de cao
  • samenwerking tussen collega’s
  • resultaten van het team
  • verbeterpunten in het werk

Tip: Spreek af wie welke rol heeft

Laat een voorzitter de agenda bewaken. Deze persoon leidt het gesprek. Iedereen mag onderwerpen aandragen. Ook kan iedereen vragen stellen. Kies een notulist die de belangrijkste punten opschrijft. Ook legt die afspraken en acties vast.

Maak SMART afspraken en actiepunten
SMART helpt je om duidelijke afspraken te maken. Het betekent:

  • Specifiek – Hoe concreter, hoe beter.
  • Meetbaar – Bijvoorbeeld: klanttevredenheid, verzuim of werktijd per klant.
  • Acceptabel – Staat degene die het moet doen er achter?
  • Realistisch – Maak haalbare afspraken.
  • Tijdgebonden – Spreek een einddatum af.