Communicatie met je medewerkers

De gesprekkencyclus – communicatie met je medewerkers – is het instrument waarmee je de doelstellingen van je bedrijf bereikt.

Kwestie van goed werkgeverschap

Je bewijst ook je mensen een dienst met deze structuur van gesprekken. Je voorkomt werkstress en desinteresse door concrete afspraken te maken en die op te volgen. En mocht er een arbeidsconflict ontstaan, dan moet je kunnen bewijzen dat je helder bent geweest over je verwachtingen. Ook moet je kunnen aantonen dat je je medewerker in staat hebt gesteld om aan die verwachtingen te voldoen.

Beoordelingscyclus: zo werkt het

Je start het jaar met een planningsgesprek, waarin je met elke medewerker plannen maakt voor het komende jaar. Daarna houd je functioneringsgesprekken in de loop van het jaar om de voortgang te checken, van beide kanten. Je sluit het jaar af met een beoordelingsgesprek. Ga voor elk van deze gesprekken uit van 45 minuten tot hooguit 1,5 uur.

Planningsgesprek

Strategische doelen als basis nemen

Vooral nu de markt snel verandert, is het essentieel dat je de gesprekkencyclus optimaal inzet. Ga uit van je strategische doelen. Stel dat je ervoor kiest om in te spelen op de toenemende vraag naar elektrische occasions. Welke stappen moet iedereen hiervoor zetten? En welke kennis is daarvoor nodig? Daar maak je met elke medewerker een helder plan voor, dat je verderop in het jaar opvolgt.

Planningsgesprek

Doelen stellen voor het komende jaar

De cyclus van gesprekken met je medewerkers begint met het planningsgesprek. Hierin leg je samen met je medewerker de plannen voor het komende jaar vast. De afspraken die je in het planningsgesprek maakt, vormen de basis voor het functionerings- en beoordelingsgesprek. In het functioneringsgesprek bekijk je de tussenstand; in het beoordelingsgesprek het eindresultaat.

Voorbereiding is essentieel

Bereid deze gesprekken goed voor, en vraag je medewerker om hetzelfde te doen. Heldere planafspraken zijn cruciaal voor het slagen van de beoordelingscyclus. Als voor medewerkers niet helder is wat er van ze verwacht wordt, kun je ze er later ook niet op aanspreken. En medewerkers kunnen dan ook niet aan hun doelen werken.

5 tips om heldere, motiverende afspraken te maken

  1. Geef duidelijke opdrachten. Zorg ervoor dat je mensen weten welke prestaties je verwacht.
  2. Formuleer taken helder. Laat geen overlap bestaan met taken van andere medewerkers.
  3. Betrek medewerkers bij de doelen van het bedrijf.
  4. Stel haalbare doelen en verwijs er ook buiten de gesprekkencyclus naar.
  5. Geef duidelijke feedback over prestaties, gedrag en werkhouding.

Motiveren = vragen en faciliteren

Hoe zorg je ervoor dat iedereen zich actief opstelt en inzet voor de doelstellingen? Door geen doelen op te leggen, maar door je mensen te betrekken bij het opstellen ervan. Geef de informatie die je medewerker nodig heeft om mee te kunnen denken. Vraag je medewerker om ideeën en stel samen doelstellingen op waarmee je medewerker kan bijdragen aan de bedrijfsresultaten.

Functioneringsgesprek

Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP)

In het functioneringsgesprek bespreek je de voortgang van de afspraken uit het planningsgesprek. Een goed hulpmiddel hierbij is het Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP). Dit neem je door tijdens het gesprek, en je kijkt samen wat de status is. Zo zie je al snel waar de knelpunten zitten. Je helpt de medewerker om beter te functioneren. Je krijgt bovendien inzicht in je eigen functioneren.

Goede onderwerpen voor het functioneringsgesprek:

  • Je benoemt allebei wat beter kan én wat wel goed gaat.
  • Als situaties afwijken van de afspraken, bespreek je de oorzaken hiervan.
  • Eventueel maak je afspraken over extra hulp die de medewerker nodig heeft.
  • Je medewerker wil mogelijk meteen nieuwe afspraken maken.
  • Het functioneringsgesprek is ook het moment om jouw werkwijze te bespreken (het nakomen van afspraken, de steun en ruimte die je geeft).
  • De gemaakte afspraken leg je vast in het ‘formulier functioneringsgesprek’.

Coachen naar succes

Je kent ongetwijfeld de afwachtende of bevreesde houding waarmee een medewerker soms een functioneringsgesprek ingaat. Jij kunt voorkomen dat je mensen deze gesprekken beschouwen als verplicht nummer – of zelfs als bedreigend. Coach je team in het behalen van successen. Neem niet zelf alle initiatieven: vraag je mensen wat zij nodig hebben om doelen te bereiken.

Beoordelingsgesprek

Terugkoppeling op prestaties in het jaar

Je hebt eerder in het jaar afgesproken wat er van de medewerker wordt verwacht. Daarom is het zaak dat hij of zij duidelijke terugkoppeling krijgt, in een beoordelingsgesprek. Dit gesprek geeft je bovendien inzicht in de prestaties en mogelijkheden van je medewerkers.

Beoordelingsgesprek: zo werkt het

  • Beoordeling. Je geeft je oordeel over het functioneren van de medewerker en licht dit toe. De beoordeling zelf staat vast en kan in het gesprek niet meer worden gewijzigd. Als blijkt dat de formulering van de beoordeling onduidelijk is, kun je die wel aanpassen.
  • Geen verrassingen. Je beoordeling mag nooit een verrassing zijn voor de medewerker. Richt daarom je functioneringsgesprekken en tussentijdse coachingsgesprekken gedurende het jaar zo in dat je medewerker al weet of hij of zij goed presteert.
  • Beloning. Daarnaast bespreek je eventuele beloning in de vorm van opleiding, promotie of salaris.
  • Volgende afspraken. Het beoordelingsgesprek rond je meestal af met afspraken voor de volgende cyclus: het planningsgesprek.

Werkoverleg

Werkoverleg is een periodiek overleg

Het werkoverleg is een periodiek overleg tussen jou en je medewerkers. Afhankelijk van de structuur van je organisatie houd je het overleg met alle medewerkers tegelijk, of met de leden van een team of afdeling. Je kunt ook verschillende overleggroepen samenstellen.

Het werkoverleg heeft verschillende doelen:

  • Communiceren tussen jou en medewerkers.
  • Communiceren tussen afdelingen of teams.
  • Informeren van medewerkers over werk, werkwijze en arbeidsvoorwaarden (arbo en cao).
  • Verbeteren van de kwaliteit van het werk.

Verschil tussen werkoverleg en vergadering

Een werkoverleg is niet hetzelfde als een werkbespreking of vergadering over een specifiek onderwerp. Het werkoverleg houd je periodiek (bijvoorbeeld eens per maand) met een heel team of afdeling. Gespreksonderwerpen zijn bijvoorbeeld: werkzaamheden, arbo, personeelskwesties, sociale verhoudingen, doelstellingen en resultaten van het team.

Taakverdeling tijdens werkoverleg

De voorzitter bewaakt de agenda en leidt de eventuele discussies. Iedereen kan inbreng leveren, zoals onderwerpen op de agenda plaatsen, mededelingen doen of vragen stellen in de rondvraag. De notulist schrijft de belangrijkste punten op, inclusief de afspraken en/of actiepunten.

Maak SMART afspraken en actiepunten

Voorkom vrijblijvende afspraken die niet opgevolgd worden. SMART staat voor:

  • Specifiek – Hoe concreter, hoe beter.
  • Meetbaar – Bijvoorbeeld: klanttevredenheid, verzuim of werktijd per klant.
  • Acceptabel – Staat degene die het moet doen er achter?
  • Realistisch – Maak haalbare afspraken.
  • Tijdgebonden – Spreek een einddatum af.
image description

Kom je er niet helemaal uit?

Geen probleem. Wij helpen je vinden wat je zoekt. Gebruik onze zoekfunctie eens of stel je vraag aan een van onze medewerkers!

Bel ons!
image description

Directe informatie

Kom je er niet helemaal uit? Bel ons of probeer eens de zoekfunctie uit!

Contactinformatie

  • Telnr. 0800 0155
  • Email: servicedesk@oomt.nl

Zoekfunctie gebruiken

Zoekfunctie gebruiken

Mis niets

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws en de ontwikkelingen binnen de mobiliteitsbranche met de OOMT nieuwsbrief!
  • Wanneer je op 'Houd mij op de hoogte' klikt, ga je akkoord met onze privacy policy.
Bedankt, uw aanvraag wordt verwerkt